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几天前，大连一家制造公司派出两名工程师，在两天内赶到越南为客户调试新设备。但是，在出差过程中，要发放的基本信息和资料没有事先准备好，如任务批准文件、企业征求意见函、任务通知、任务确认、内部申请审批材料、普通商务护照申请、出境证件等。结果，两天后，所有必要的文件和信息仍然没有准备好，他们直到第四天才聚在一起去越南，这让越南客户非常生气，并质疑他们的商业诚信。
相同的原因，不同的结果。一家以出口为主的机械集团企业，其产品主要销往中东地区，由于沙特阿拉伯的一台用户设备发生重大故障，该企业紧急打电话要求公司派工程师到现场指导三天内的紧急维修。由于公司引入了出入境事务全生命周期管理系统，并以标准化管理系统和信息系统能力为支撑，业务处理流程非常顺畅。公司的信息系统已经记录了三位出国工程师的个人信息、各种证件和资料的电子版、人员的出入境记录、任务批准文件、企业间的咨询函、出境证明等基本信息，使公司的工程师在两个工作日内完成了所有的出境手续，并在第三天及时到达客户现场，为维护企业的市场声誉和增强企业的国际竞争力提供了有力的支持。
因此，为了更高效、更优质地管理员工的出入境事务，已经走向国际化、跨国经营规模越来越大的大型集团企业迫切需要依靠信息系统来建立出入境事务全生命周期管理系统。
北京汇点科技有限公司(以下简称汇点科技)是中国著名的管理软件制造商，在对众多大型集团企业管理业务信息化的研究和实践经验的基础上，为集团企业的出入境事务管理提出了一套完整的解决方案。通过信息系统帮助企业建立和巩固一套标准化、全生命周期的出入境事务管理机制，实现出入境管理事务、许可证和人员的在线分类管理，支持便捷查询和到期预警；为出入境人员和交易人员提供统一的协作和信息共享平台，并可与外部接口集成，实现自动申报，简化办理流程，提高工作效率。
业务组织和参与管理
商务代表团包括我们发起的代表团、其他机构派出的代表团、其他机构派往我们代表团的代表团等。根据不同的情况，移民程序是不同的。办理流程主要包括:签发任务批准文件、签发企业间交流的咨询函、任务通知和任务确认书、提交和收集人员资料、审批内部申请、办理普通公务护照、签发出境证件、签发中英文说明、办理邀请函、办理机票和酒店、办理签注。由于整个办理过程繁琐，需要协调沟通的人和事很多，前往目的地国的规则也不尽相同，所以在实际执行中，经常会出现人为失误和遗漏，导致信息的重新补充，影响行程的正常开展。
在汇点科技提供的出入境事务管理解决方案中，上述处理流程将基于信息平台，实现环节的自动流转和流程的实时查看。系统提供各种下级文件模板，并自动生成最终文件。同时，目的地国家的签注要求被固化到系统中，并在处理时自动推送到桌面，从而最大限度地减少错误，提高效率。团体参观结束后，系统会提醒相关人员将参观记录和总结反馈到系统中，最终实现对出境事务的全生命周期管理。
参赛邀请函的管理
除了出国事宜，企业还需要邀请外国人来中国。邀请函管理主要包括两部分，一部分是内部审批，另一部分是制作邀请函并发送给中国驻东道国的使领馆或机构。
利用汇点科技出入境管理系统，内部审批流程可以实现自动化。同时，根据邀请函数量的限制，将已经通过的申请拆分成多个邀请函，并自动发送到驻外使领馆的邮箱中，实现整个流程的自动化。同时，系统还可以跟踪邀请函的后续使用情况，包括邀请函有效期内是否有外国人来访，最后统计来访的企业、人员、国家和频率。
许可证处理和管理
涉及企业出入境事务的许可证主要包括普通护照、签注、apec卡、港澳通行证、特殊岗位工作资格证书的登记备案。许可证管理的主要内容是许可证的有效期、许可证的办理和注销等。汇点科技出入境事务管理系统实现了出入境许可证的规范化管理，方便查询和预警提醒，节约了工作效率。
随着因公出国电子护照的开通，护照申报的电子材料需要通过外交部公共授权网关提交。许可证资料的管理和提交过程可以通过企业出入境事务管理系统自动完成，避免了人工操作造成的数据不一致或遗漏。同时，系统将定期检查许可证的有效期，及时提醒并向许可证持有人和管理人员发出通知。
企业带团队出国时，出入境事务管理系统会首先检查团队随行人员的许可证，包括许可证是否齐全、是否有效、是否与目的地国家有互斥的签注，并给出换发或注销后需要申请许可证的人员名单、需要在目的地国家申请签注的材料清单、地址、联系电话、使领馆处理周期或免签范围和周期。
对于国外职业资格证书的管理，长期海外员工通过系统对获得的工作资格证书进行登记和记录，包括颁发机构、国家、有效期等信息，以方便海外人员在跨国派遣过程中的查询和管理。
人事管理和服务
企业出入境事务管理系统中涉及的人员管理主要包括人员基本信息、各种许可证材料的电子版、人员的出入境记录、当前所在国家以及随团来访的异常记录。同时，系统为出入境人员提供了一个在线自助平台，可以在线申请证照，更新个人资料，查看证照办理进度，统计出入境情况。
由此可见，利用信息技术建立和完善企业出入境事务管理系统，不仅对提高企业管理水平意义深远，而且为企业拓展海外业务、增强国际竞争力提供了重要的支撑工具。
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